Facturation électronique obligatoire : tout ce qu’il faut savoir

Au Québec, une facture d'entreprise doit inclure les coordonnées complètes des deux parties, un numéro unique, la date, une description détaillée des biens/services, les montants HT, les taxes (TPS/TVQ), le total dû, ainsi que les conditions de paiement, avec des exigences spécifiques de Revenu Québec pour la TPS/TVQ. Il faut aussi respecter les délais légaux (45 jours max pour professionnels), identifier le statut juridique, et remettez la facture rapidement (même si elle est à 0$).

Éléments obligatoires sur votre facture

• Identification de votre entreprise : Nom légal, adresse, téléphone, courriel (et logo pour le branding).

• Identification du client : Nom, adresse, courriel.

• Numéro de facture unique : Pour le suivi comptable.

• Date de la facture : Date d'émission.

• Description des biens/services : Détails, quantités, prix unitaire.

• Montants : Prix hors taxes (HT), taux et montants des taxes (TPS/TVQ si applicable), montant total dû.

• Conditions de paiement : Échéance, modalités (virement, carte, etc.).

• Informations sur les taxes : Indiquer clairement les montants de TPS et TVQ.

Règles importantes au Québec

• Facturation obligatoire : Pour les entreprises assujetties (dès qu'une vente est faite), la facture doit être remise immédiatement ou dans les délais requis.

• Facture à 0$ : Vous devez la remettre même si le total est nul.

• Statut : Mentionnez votre statut juridique (travailleur autonome, entreprise individuelle, etc.).

• Respect des taxes : Pour la TPS/TVQ, certaines informations sont requises selon le montant de la vente (ex: date, montant total, taxes).

Délais et conservation

• Délai de paiement (entre pros) : Généralement 45 jours maximum, sauf accord différent.

• Conservation : Conservez vos factures pour vos dossiers comptables (5 ans, souvent).

Conseils pour des factures professionnelles

• Numérotation séquentielle : Facilite le suivi.

• Image de marque : Ajoutez votre logo et vos couleurs.

• Utilisez des outils : Logiciels de facturation ou services en ligne facilitent la conformité et la personnalisation.

Quelles entreprises sont concernées ?

• les grandes entreprises,

• les ETI (entreprises de taille intermédiaire),

• les PME,

• les micro-entreprises,

• ainsi que les structures bénéficiant de la franchise en base de TVA.

En résumé, aucune entreprise n’échappe à l’obligation, dès lors qu’elle émet ou reçoit des factures dans le cadre d’activités B2B sur le territoire national.

Fonctionnement de la facturation électronique obligatoire

Choisir une plateforme pour émettre et recevoir ses factures

Chaque entreprise devra utiliser une plateforme agréée par l’État pour émettre et recevoir ses factures électroniques. Trois types de plateformes sont disponibles :

• le Portail Public de Facturation (PPF), proposé gratuitement par l’administration,

• les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui offrent des services plus avancés,

• les Opérateurs de Dématérialisation (OD), qui facilitent la transition vers le format électronique.

L’entreprise choisit sa plateforme, la déclare à l’administration fiscale, puis l’utilise pour centraliser tous ses flux de facturation. Cette plateforme devient alors l’unique canal d’émission et de réception des factures. L’envoi direct par email ne sera plus autorisé.

Formats acceptés et mentions obligatoires

Pour être conforme, la facture électronique doit respecter un format structuré. Trois formats sont reconnus à ce jour :

• Factur-X (hybride : lisible par l’humain et la machine),

• UBL,

• CII.

Les factures PDF ou scannées ne sont plus acceptées. En effet, elles ne permettent pas à l’administration d’extraire automatiquement les données nécessaires.

Par ailleurs, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur chaque facture :

• le numéro SIREN du client,

• l’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation,

• la nature des opérations : biens, services, ou les deux,

• la mention sur le paiement de la TVA sur les débits, si l’entreprise a opté pour ce régime.

Ces mentions permettent d’assurer la traçabilité et la cohérence fiscale de chaque transaction.

Sécurisation et archivage des factures

Afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures, les entreprises peuvent utiliser un cachet électronique qualifié. Ce système fonctionne comme une signature numérique. Il permet de prouver l’origine du document et d’éviter toute modification non autorisée.

En ce qui concerne l’archivage, la facture électronique doit être conservée sous format numérique pendant une durée de 6 à 10 ans, selon la nature de l’opération. Cette obligation s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

Un nouveau mode de circulation des documents

Avec cette réforme, le mode de transmission des factures change totalement. L’émetteur ne les envoie plus directement à son client. Il les dépose sur sa plateforme agréée, qui se charge ensuite de :

• vérifier les données,

• transmettre la facture au destinataire (via sa propre plateforme),

• extraire les informations à destination de l’administration fiscale.

Ce circuit automatisé renforce la fiabilité des échanges et réduit considérablement le risque d’erreurs ou de pertes.

Quelles sont les étapes clés de la préparation ?

Pour bien anticiper l’obligation de facturation électronique, il est recommandé de suivre ces étapes :

1. Analyser ses flux de facturation
   Identifiez les opérations concernées par la réforme, les exclusions, et les cas relevant du e-reporting.

2. Choisir une plateforme de confiance
   Sélectionnez un prestataire agréé (PPF, PDP ou OD) compatible avec vos outils actuels.

3. Adapter ses outils et processus internes
   Vérifiez que votre logiciel de facturation ou ERP prend en charge les formats structurés exigés.

4. Former les collaborateurs
   Sensibilisez les équipes comptables, commerciales et administratives aux nouvelles obligations.

5. Tester la nouvelle organisation
   Mettez en place une phase pilote pour valider la conformité des échanges avant la date officielle.

En suivant ce plan d’action, vous pourrez aborder sereinement la réforme, tout en améliorant la performance de votre gestion comptable.